Excel is een van de populairste zakelijke softwaretoepassingen, die door allerlei organisaties voor allerlei taken wordt gebruikt. Het is ook een uitstekend hulpmiddel voor het beheer van werknemersgegevens en beoordelingen. Met Excel kunt u gemakkelijk werkbladen maken die informatie over werknemers opslaan, vorderingen bijhouden en evaluaties beheren. Hier volgen enkele tips en waarom Excel cursussen goed voor u zijn om Excel effectief te kunnen gebruiken om uw werknemersgegevens en beoordelingen te beheren.
Uw database creëren
De eerste stap in het gebruik van Excel om uw werknemersgegevens te beheren is het maken van een database of spreadsheet. Zo kunt u alle relevante informatie over elke individuele werknemer bijhouden. Om te beginnen moet u kolommen maken voor zaken als naam, functietitel, salaris, contactgegevens en prestatiebeoordelingen. Vervolgens kunt u naar behoefte andere kolommen toevoegen, zoals opgenomen verlofdagen of aanvullende aantekeningen over de prestaties of het gedrag van de werknemer.
Gegevens invoeren
Zodra uw database is aangemaakt, is het tijd om de juiste gegevens voor elke werknemer in te voeren. Dit kan handmatig of via een geautomatiseerd systeem, afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de hoeveelheid informatie die wordt opgeslagen. Voor grotere bedrijven kan het nuttig zijn deze taak uit te besteden om de nauwkeurigheid te waarborgen en op lange termijn tijd te besparen. U kunt ook formules gebruiken in Excel-sheets waarmee u zaken als gemiddelde salarissen of totaal aantal gewerkte uren per maand voor meerdere werknemers tegelijk kunt berekenen.
Gegevens bijwerken
Zodra de eerste gegevens in de database zijn ingevoerd, is het belangrijk om deze regelmatig bij te werken met nieuwe informatie of wijzigingen die zich in de loop van het jaar voordoen. Updates kunnen gaan van wijzigingen in salaris of functie tot bijgewerkte prestatiebeoordelingen of notities over het gedrag of de voortgang van een werknemer over een bepaalde periode. Met actuele gegevens hebben alle betrokkenen toegang tot nauwkeurige en betrouwbare gegevens wanneer zij die het hardst nodig hebben voor de besluitvorming.
Prestaties analyseren
Zodra u alle gegevens van uw werknemers in Excel-sheets hebt ingevoerd, kunt u beginnen met het analyseren van hun prestaties in de loop van de tijd door verschillende maatstaven te vergelijken, zoals productiviteitsniveaus of aanwezigheidsgegevens van verschillende afdelingen binnen uw organisatie op verschillende tijdstippen (bijvoorbeeld wekelijks). Dit kan helpen inzicht te krijgen in waar verbeteringen moeten worden aangebracht en welke werknemers op bepaalde gebieden uitblinken, zodat ze de juiste erkenning of beloning voor hun harde werk kunnen krijgen.
Werknemers evalueren
Als er eenmaal voldoende prestatiegegevens zijn verzameld over een bepaalde periode (bijv. 6 maanden), kunnen managers Excel spreadsheets gebruiken om hun medewerkers nauwkeuriger dan ooit tevoren te evalueren door specifieke meetgegevens van de ene maand te vergelijken met de resultaten van een andere maand om gebieden te identificeren waar verbetering nodig is of waar medewerkers boven verwachting hebben uitgeblonken. Hierdoor kunnen leidinggevende teams betere beslissingen nemen over promoties en loonsverhogingen op basis van echt bewijs in plaats van subjectieve meningen over de prestaties van individuele werknemers over een vaste hoeveelheid tijd – waardoor het gemakkelijker dan ooit is om hardwerkende personen die erkenning verdienen voor hun inspanningen te belonen!